Mails aux Adhérents, Invités, Autres – Stéréo Club Français

Envoi de mails aux adhérents, invités et autres du SCF, (état au 11/04/2020)

Un problème informatique, suite à mauvaises manipulations (cf. annexe) a rendu inutilisable le système précédent de mails du site. On dispose actuellement de 2 moyens d’envoi de mails aux adhérents, invités et autres

A) Nouvelle version du système directement lié à la base des comptes du site sous Joomla.
Après purge des conséquences du problème généré précédemment, quelques garde-fous ont été mis,
mais ceci reste le développement d’un bénévole amateur qui ne saurait offrir toutes les garanties d’un produit professionnel tout public.

(Utilise toujours la fonction PHP mail)

1) Se connecter sur le site avec des droits ad hoc (dont membres du CA)
2) cliquer sur ce lien : https://www.image-en-relief.org/stereo/specialscf/envoi_mails.php

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B) Solution rustique, robuste et provisoire, elle permet d’envoyer des mails pour la Lettre et autres messages. Attention les listes de destinataires n’ont pas été mises à jour . Opérationnelle et déjà utilisée, elle pourra être réutilisée en cas de nouveaux problèmes, à condition de mettre à jour les listes.

Compléments :

C) Dispositif alternatif (PHPMailer) qui semble fonctionner, mais sans test de charge.
D) Procédure de déblocage des envois
E) Analyse du problème rencontré.
F) Hypothèse de produit professionnel.

B) Solution rustique, robuste et provisoire

3 listes de diffusion ont été mises en place le 21/03/2020 :

Pour ces trois listes :

Propriétaire : communaute@image-en-relief.org une adresse mail sur le site (pw = b lihou 1903 mais avec majuscules pour initiales prénom et nom et suppression des espaces)
Un simple “répondre” au mail reçu par le destinataire entraîne un mail à l’expéditeur de l’email initial ; le destinataire peut, sur son ordinateur, transférer, ou faire un envoi à la liste de diffusion (possibilité au sens technique pas au sens juridique ou de bonne pratique)
Dans le cas d’envoi à la liste de diffusion, l’envoi effectif aux destinataires de la liste nécessite la validation d’un modérateur.
Les modérateurs sont : Pierre.meindre@free.fr et communaute@image-en-relief.org qui est redirigé sur françois.lagarde1@orange .fr. L’ajout de modérateur(s) est techniquement possible, mais ce n’est raisonnable que si l’intéressé comprend la portée de son action.

Ces listes sont disjointes et ne se recouvrent pas

Liste : adherents_2020@image-en-relief.org
Les adhérents, avec adresse mail valide, considérés comme à jour de leur cotisation 2020 sur le site au 21/03/2020 vers 15h30 : 185 adresses

Liste : adherents_2019@image-en-relief.org
Les adhérents, avec adresse mail valide, considérés comme à jour de leur cotisation 2019 mais non 2020 sur le site au 21/03/2020 vers 15h30 : 29 adresses

Liste : scf_invites@image-en-relief.org
Les invités : 05_Prospect, 06_Relation extérieure avec envoi (19, y.c. de Tarragon, et G.Cendre)

ATTENTION :

La mise à jour de ces listes est « manuelle » ; soit par interventions ponctuelle sur des éléments de la liste, soit en remplaçant la liste des destinataires. Les listes ont été créées par une exportation d’inscrits sur le site sous forme de fichier excel (exploitation prévue par menu du site) puis un traitement du fichier excel afin de créer 3 feuilles contenant chacune une colonne correspondant à la liste cible, un enregistrement de chaque feuille en csv, puis un chargement de chaque liste par l’interface « Espace Client » de OVH.

Il y a 3 listes afin de permettre une décision sur le traitement des adhérents 2019 (envoi ou non de la Lettre d’Avril, message spécifique ?).

Quand une décision sera prise sur le traitement des adhérents 2019, il sera possible de créer une liste complète (adhérents+invités) et/ou une liste des seuls adhérents. A voir.

C) Dispositif alternatif qui semble fonctionner, mais sans test de charge.

Utilise la bibliothèque PHPmailer (méthode indiquée par Pierre Meindre);
Comprend un paramétrage de l’expéditeur en fonction de boîtes aux lettres dédiées pour chaque expéditeur potentiel (créées pour certains cas, avec gestion des redirections pour les réponses ou incidents)
Test minimal, pas de test de charge.

1) Se connecter sur le site avec des droits ad hoc (dont membres du CA
2) https://www.image-en-relief.org/stereo/specialscf/envoi_mails_phpmailer.php

D) Procédure de déblocage des envois : extraits mail de l’hébergeur OVH

« L’envoi de mail peut être bloqué sur votre hébergement.
« Votre fonction mail se bloque à partir de 5% des mails retournés.
« Les quotas d’erreurs sont calculés à la journée, à partir du seuil de 100 emails envoyés le même jour.

« Pour débloquer la fonction d’envoi automatique (via script e-mail) depuis votre hébergement, voici la démarche à suivre depuis votre espace client :

Cliquer sur votre domaine sous la section “Hébergements”.
Aller dans l’onglet “Plus”, puis dans “Scripts emails”.
Cliquer sur le bouton “Purger les e-mails”.

« Votre compte sera ensuite automatiquement débloqué. L’opération prend entre 5 et 10 minutes.

« Pour plus de détails, je vous invite à consulter le guide suivant : https://docs.ovh.com/fr/hosting/suivi-emails-automatises/

E) Analyse du problème rencontré.

Le système de mailing du site du SCF a été arrêté pour problème informatique.
Ce système servait à annoncer chaque Lettre mensuelle par mail, et à beaucoup d’autres choses. Il permettait de sélectionner des catégories de destinataires.

Il avait été augmenté d’un paramétrage du titre de l’expéditeur (sur demande). Mais la zone spécifique n’avait pas fait l’objet d’un traitement évitant un contenu extraordinaire et incompatible avec le système mail. De plus l’ergonomie n’était pas optimale et nécessitait une attention particulière pour le choix des destinataires, afin éviter des envois trop larges (vieilles adresses mails éventuellement obsolètes).

Compte tenu de ces fragilités un grain de sable a été fatal.

Un message mail ordinaire contient un nom d’émetteur associé à son adresse mail. Le programme spécifique du SCF ne prévoyait pas de fioritures sur cet aspect qui ressort d’une norme spécifique ; mais suite à la demande pressante de proclamer un titre, le programme a été modifié afin d’accepter un titre comme « Président » à la place du nom réel, avec une adresse mail ne correspondant pas à l’adresse directe mais à une boîte relai servant uniquement d’affichage d’un titre. N’étant pas spécialiste de ce domaine (spécifications techniques des entêtes des mails) j’aurais dû refuser cette opération.

Cette zone de nom utilisée pour proclamer un titre émetteur a été utilisée pour un titre à rallonge avec un caractère non prévu. Cela a été couplé à l’envoi large à tous les comptes y compris défections et décédés. 2 envois le 12/03/2020 avec nom d’émetteur : « J.-Yves Gresser groupe patrimoines et voyages Stéréo-Club Français » pour l’adresse d’émetteur jgresser@sfr.fr.
Soit un entête complet d’émetteur : « J.-Yves Gresser groupe patrimoines et voyages Stéréo-Club Français<jgresser@sfr.fr>; »

Le nom de l’émetteur comprend 10 mots, le premier pouvant être interprété comme le début d’une adresse mail. Cela a généré une liste de 7 émetteurs : J.-Yves@cluster023.hosting.ovh.net, Gresser@cluster023.hosting.ovh.net, groupe@cluster023.hosting.ovh.net, patrimoines@cluster023.hosting.ovh.net, et@cluster023.hosting.ovh.net, voyages@cluster023.hosting.ovh.net, Stéréo-Club Français <jgresser@sfr.fr>;

Le 2° mailing, portait sur l’ensemble des comptes y compris les défections (preuve : Gérard Métron a répondu) environ 400 comptes ; pour les défections, le risque de mails obsolètes et donc de réponses de rejets de l’hébergeur destinataires est plus grand.

Pour des envois à une adresse invalide, l’hébergeur destinateur génère des messages de refus pour spam ou de non remise, qui dans ce cas conduit à générer 6 messages en retour de non remises.

Remarque : cet incident est distinct des spams des messages de contacts.

F) Hypothèse de produit professionnel.

Utiliser un produit logiciel largement utilisé par ailleurs et paramétrable.
Le logiciel AcyMailing avait été envisagé au début de la bascule sur Joomla ; mais non retenu car pas très souple

Inconvénients :

– moindre prise en compte de caractéristiques précises (ex : nécessité de construire er une solution pour les adhérents sans mail, pas de sélectivité sur la dernière année cotisée …)

– nécessite installation, prise en main, paramétrage, rodage …

Avantage : possibilité de reprise par un webmestre ne nécessitant pas d’intervenir dans de la programmation élaborée.

Remarque sur AcyMailing :

Ce produit a une version gratuite, mais il faut la version entreprise à 89€ pour que le site Joomla permette un accès direct, et, bien sûr, réservé à certains utilisateurs en fonction des droits Joomla (ex : actuellement les CA et Sages pour le site actuel)

https://www.acyba.com/acymailing/download.html et

https://www.acyba.com/acymailing/126-acymailing-frontend-edition.html